WHY AUTOMATIC?
Beberapa customer memilih otomatisasi untuk memenuhi standar tinggi dengan memastikan kualitas sampel, hasil yang konsisten dan bebas dari kesalahan manusia. Selain itu, otomatisasi mendukung kecepatan dan efisiensi dalam proses pengambilan sampel, yang berdampak pada penghematan waktu yang signifikan. Proses berulang yang presisi dapat dijalankan dengan mudah tanpa degradasi, memberikan akurasi yang tinggi dan konsistensi dalam setiap tahap pekerjaan. Dari segi biaya, otomatisasi sering kali lebih ekonomis dalam jangka panjang karena mengurangi kebutuhan tenaga kerja manual. Selain itu, sistem otomatis memungkinkan integrasi dengan perangkat lain, menciptakan alur kerja yang lebih efisien. Otomatisasi menawarkan kemampuan untuk melacak sampel secara menyeluruh, yang penting untuk transparansi dan auditabilitas.
WHY NOT TO AUTOMATE?
Alasan tidak memilih otomatisasi kebanyakan yaitu biaya yang sangat tinggi, berkisar antara $500.000 hingga $5 juta dengan penggunaan 10 tahun. Hal ini membuat otomatisasi menjadi signifikan lebih mahal, dengan biaya modal dan perawatan 5 hingga 10 kali lebih tinggi dibandingkan proses manual. Selain itu, penerapan otomatisasi membutuhkan sumber daya yang besar untuk mengelola perubahan, termasuk perubahan proses kerja, waktu implementasi yang seringkali memakan waktu lama, serta kebutuhan untuk mengadaptasi atau membangun fasilitas yang sesuai. Semua faktor ini dapat menjadi penghalang besar bagi perusahaan yang memiliki keterbatasan anggaran, sumber daya, atau waktu untuk mengadopsi sistem otomatisasi secara menyeluruh.
Selain biaya dan manfaat langsung, terdapat faktor lain yang perlu dipertimbangkan dalam evaluasi otomatisasi. Beberapa di antaranya untuk yang lebih mudah diukur, seperti biaya tenaga kerja, biaya energi, dan kebutuhan terhadap ruang yang diperlukan untuk sistem otomatisasi. Namun, terdapat pula aspek yang lebih sulit untuk dinilai secara kuantitatif, seperti integritas sampel, yang mencakup bagaimana kualitas sampel dipertahankan selama proses otomatisasi, aksesibilitas sampel yang mungkin menjadi lebih rumit dengan sistem otomatis, serta integritas dan keamanan data, yang sangat penting untuk memastikan bahwa informasi yang dikumpulkan tetap akurat, aman, dan terlindungi dari ancaman. Semua faktor ini harus dianalisis secara menyeluruh untuk menentukan apakah otomatisasi benar-benar memberikan nilai yang seimbang bagi organisasi.
STUDY CASE
Hasil pengamatan terhadap proses pemilihan pesanan pelanggan menunjukkan beberapa temuan awal yang penting. Terdapat fragmentasi sebesar 10% dalam proses, yang diperkirakan akan meningkat seiring waktu jika tidak ditangani. Rata-rata waktu untuk mengambil satu sampel adalah 2 detik, namun terdapat tambahan waktu 10 menit untuk pengaturan awal dan 10 detik untuk entri data per sampel, yang dapat memengaruhi efisiensi keseluruhan. Meskipun toko dan sistem telah diatur dengan sangat terorganisir, tetap diperlukan perhatian terhadap aspek-aspek seperti pemantauan konsumsi energi, guna memastikan bahwa operasional berjalan secara optimal tanpa pemborosan sumber daya.
Initial cost considerations
Dalam mempertimbangkan biaya awal, terdapat dua opsi utama yang perlu diperhitungkan. Opsi pertama adalah satu unit toko otomatis dengan total biaya sebesar $675.000, yang mencakup harga pembelian, layanan perawatan, dan konsumsi listrik. Opsi kedua adalah menggunakan empat unit freezer manual dengan biaya total $120.000, mencakup pembelian dan layanan perawatan. Namun, opsi manual ini juga memerlukan tambahan biaya tenaga kerja untuk operasional serta biaya listrik yang terus berjalan. Kedua opsi ini harus dianalisis berdasarkan kebutuhan, efisiensi jangka panjang, dan kapasitas anggaran untuk menentukan solusi yang paling sesuai.
Dalam perhitungan biaya pengeluaran selama 10 tahun untuk sebuah model operasional yang “rapi”, terdapat beberapa komponen utama yang harus diperhatikan, yaitu investasi awal dan biaya layanan (capital + service), tenaga kerja untuk pemilihan (picking labour), serta konsumsi listrik (electricity). Dalam skenario di mana operasional sangat rapi dan terorganisir, tanpa adanya fragmentasi (defragmentation), biaya dapat diminimalkan karena efisiensi yang tinggi. Misalnya, biaya tenaga kerja dapat ditekan karena sistem yang terorganisasi memungkinkan proses berjalan lebih cepat dan lancar, sementara konsumsi listrik dapat dioptimalkan karena perangkat tidak perlu bekerja lebih keras untuk mencari data atau menyelesaikan tugas.
Sebaliknya, dalam kondisi yang tidak rapi (untidy), di mana fragmentasi terjadi, biaya operasional cenderung lebih tinggi. Tenaga kerja mungkin harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari atau mengelola data yang tersebar, sehingga meningkatkan biaya tenaga kerja. Selain itu, perangkat penyimpanan yang tidak terorganisir membutuhkan lebih banyak energi untuk mengakses sampel yang terfragmentasi, sehingga meningkatkan konsumsi listrik. Fragmentasi juga dapat mempercepat keausan perangkat keras, yang berarti biaya layanan dan penggantian perangkat mungkin akan meningkat. Oleh karena itu, menjaga sistem tetap rapi dan terorganisir adalah investasi yang bijak untuk mengurangi pengeluaran jangka panjang.
Sample Integrity
Gambar diatas menunjukkan dampak dari aktivitas pengambilan sampel (picking session) selama satu jam terhadap sampel lain yang tidak terlibat langsung, atau disebut “innocent samples,” di dalam freezer. Aktivitas ini dapat menyebabkan kenaikan suhu pada sampel-sampel yang tersimpan karena paparan suhu luar setiap kali freezer dibuka. Grafik suhu menunjukkan kenaikan bertahap pada berbagai posisi sampel di dalam freezer, dengan perbedaan suhu yang lebih tinggi pada sampel di area depan (lebih dekat dengan pintu) dibandingkan dengan area tengah atau belakang. Hal ini menyoroti bahwa meskipun sampel tidak diambil, mereka tetap rentan terhadap perubahan suhu akibat aktivitas di sekitarnya. Demi menjaga integritas sampel, penting untuk meminimalkan durasi pembukaan freezer dan menggunakan metode pengambilan yang lebih efisien.
Meskipun model operasional yang rapi (tidy) membutuhkan biaya tambahan di awal, biaya ini dapat dengan mudah dijustifikasi jika mempertimbangkan “biaya lain” yang muncul dari operasional yang tidak terorganisir. Dalam sistem yang tidak rapi, risiko kehilangan integritas sampel meningkat, yang dapat merusak hasil eksperimen atau data yang berharga. Selain itu, kehilangan sampel akibat salah penempatan atau kerusakan dapat menyebabkan biaya penggantian yang signifikan, baik dalam bentuk waktu maupun sumber daya.
Ruang penyimpanan yang tidak optimal juga dapat mengakibatkan kebutuhan untuk lebih banyak freezer, yang memakan ruang tetapi juga menghasilkan lebih banyak panas yang dapat mempengaruhi freezer lain, dan memerlukan sistem pendingin tambahan seperti AC untuk menjaga suhu lingkungan. Semua faktor mulai dari peningkatan kebutuhan ruang, energi, dan peralatan tambahan dapat menghasilkan biaya jangka panjang yang jauh lebih tinggi dibandingkan investasi awal untuk menjaga sistem tetap rapi dan efisien.
Gambar ini membandingkan proses pengelolaan sampel secara manual dan otomatis, menyoroti manfaat signifikan dari otomatisasi dalam alur kerja laboratorium. Dalam metode manual, pengumpulan sampel hingga pengolahan data dilakukan secara konvensional, yang sering kali memakan waktu, kurang terorganisir, dan berisiko terhadap kesalahan manusia. Sebaliknya, pendekatan otomatis menggunakan perangkat canggih seperti sistem penyimpanan dan pengelolaan sampel otomatis yang terintegrasi dengan sistem manajemen informasi laboratorium (LIMS). Otomatisasi menawarkan berbagai keuntungan, termasuk penghematan waktu, efisiensi tinggi, pengelolaan yang lebih terorganisir, keamanan data yang lebih baik, serta akses yang lebih mudah ke data terstruktur.
Dengan memanfaatkan teknologi ini, laboratorium dapat meningkatkan produktivitas dan keandalan hasil, memastikan bahwa setiap langkah dalam pengelolaan sampel mendukung standar kualitas yang lebih tinggi.
Kunjungi website kami unuk mendapatkan informasi lebih lanjut terkait sistem otomatis kami pada: Indotech Sains Inti – Distributor Alat Laboratroium
Sumber: https://www.sptlabtech.com/resources/automated-sample-storage-is-it-worth-it-webinar-signup