Kegiatan webinar biobanking telah berhasil terlaksana berkolaborasi dengan Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan Universitas Gadjah Mada (FK-KMK UGM), pada tanggal 30 Januari 2025 pukul 09.00. Materi pertama dibawakan oleh Jajah Fachiroh, S.P., M.Si., Ph.D. dari FK-KMK UGM dengan tema “Optimalisasi Manajemen Sampel yang Ideal: Strategi untuk Mencegah Kesalahan Pra-Analisis dalam Penelitian”. Kegiatan biobanking sudah berjalan di bawah naungan FK-KMK UGM yang menerima sampel khusus untuk riset, dengan layanan-layanan yang diberikan seperti layanan edukasi biobank, workshop/pelatihan biobanking selain dari jasa penyimpanan sampel itu sendiri.

Hal yang melatarbelakangi dibukanya layanan biobanking ini dikarenakan seringnya terjadi penurunan kualitas sampel untuk analisis karena penyimpanan yang kurang baik dan tidak sesuai standar. Akibatnya, sampel tidak dapat digunakan untuk analisis dan harus menggunakan sampel baru yang lebih ‘segar’, belum lagi ini menjadi masalah apabila tidak terdapat sampel cadangan dan sulit untuk memperolehnya kembali seperti sampel dari biopsi pasien. Sehingga total kesalahan yang terjadi dalam riset mayoritas berada pada tahap pra-analisis dengan persentase sebesar 62-76% dari kesuluruhan tahap menurut sumber yang dicantumkan, dengan kerugian ditaksir mencapai hingga 30.000 US Dolar.

Pengambilan sampel harus mengikuti kepatuhan hukum dan etik riset terutama pada sampel pasien. Terdapat tiga poin penting yang harus dipahami sebelum melakukan pengambilan sampel, antara lain apa sampel yang akan diambil, analisis apa yang akan dilakukan, dan bagaimana metode untuk mengambil sampel. Selain itu, dalam koleksi spesimen terdapat protokol dan SOP (standard operating procedure) di antaranya dokumentasi harus lengkap dalam bentuk metadata dan dapat dilacak. Metadata berbeda dengan data-data lain yang dikoleksi terkait biodata sumber sampel, cakupannya meliputi proses-proses yang dilewati oleh sampel seperti waktu sampel dikoleksi, waktu sampel tiba di laboratorium, siapa yang menerima sampel, siapa yang melakukan tahapan-tahapan preparasi, dan lain sebagainya.

Materi kedua yaitu mengenai “Teknologi Inovatif untuk Manajemen Sampel: Meningkatkan Kualitas Data dengan Solusi Otomatis dan Presisi Tinggi” dijelaskan oleh Farah Zafirah Putri, S.Si. dari PT Indotech Sains Inti. Keresahan dalam manajemen sampel di antaranya penyimpanan sampel yang tidak terorganisir, pelacakan yang sulit dilakukan, hingga sampel yang rusak akibat kondisi suhu yang naik turun lantaran harus mengacak-acak seluruh rak penyimpanan. Solusi kemudian hadir dari produk brand SPT Labtech dengan menggunakan arktic® sample management. Didesain dengan konsep sarang lebah, produk ini mampu memuat hingga 140.000 tabung sampel tersusun secara rapih.

Alat arktic® sample management menawarkan kemudahan dalam penyimpanan tabung sampel secara otomatis, terorganisir, serta dapat dilacak dengan mudah, cepat, dan akurat. Tahapan simpan bermula dari penempatan pada suhu -20 ^oC untuk pengondisian sebelum disimpan pada suhu -80 ^oC, agar tidak terjadi thermal shock yang dapat mempengaruhi integritas sampel. Pelacakan dapat dilakukan pada layar sentuh yang akan otomatis membuat folder baru setiap kali melakukan penyimpanan tabung yang sudah masuk pada suhu simpan -80 ^oC. Dimensi alat yang hemat ruang namun muat banyak tabung ini menjadikan salah satu keunggulan dari arktic® sample management, ditambah instalasi yang mudah dan cepat hanya butuh waktu sekitar satu jam saja. Secara ringkas, keunggulan yang ditawarkan antara lain keamanan, kelacakan, hemat daya, pemeliharaan yang mudah, kecepatan pemasangan, serta yang terpenting mampu menjaga integritas sampel dengan baik. Tabung yang direkomendasikan untuk arktic® sample management yakni dengan 2D-coded technology, salah satunya datang dari LVL Technologies.

Tabung dengan merek SAFE® dari LVL Technologies memiliki esensi fungsi yang sesuai dengan kepanjangan namanya yaitu ‘Store Aliquot For Ever’, dengan lima fitur yang ditawarkan di antaranya keamanan, identifikasi, hemat ruang, dukung otomatisasi, dan ketahanan. Keamanan di sini yaitu desain tabung yang kokoh sehingga aman bagi integritas sampel, identifikasi berarti kemudahan untuk mengenali dan melacak tabung karena dilengkapi kode batang 2D, hemat ruang karena ukuran rak yang didesain sedemikian rupa sehingga mampu memuat banyak tabung dalam rak yang kecil. Selain itu, tabung mendukung otomatisasi karena cocok untuk proses laboratorium yang otomatis, serta memiliki ketahanan untuk disimpan hingga suhu -196 ^oC.

Sebagai kesimpulan, sangat penting untuk menyadari bahwa kesalahan dalam tahap pra-analitik perlu untuk ditanggulangi untuk keberlangsungan riset yang tertib agar berjalan sebagaimana mestinya, serta penting untuk menekan kerugian besar yang dapat terjadi baik secara finansial, tenaga, maupun waktu. Solusi otomatisasi dalam manajemen sampel juga menjadi opsi yang patut dipertimbangkan mengingat banyaknya manfaat yang bisa didapatkan. Manfaat tersebut di antaranya penyimpanan sampel yang lebih rapih, kecepatan dan kemudahan pelacakan, dan tentunya integritas sampel yang terjamin. Pemilihan manajemen sampel seperti ini akan meningkatkan efisiensi pekerjaan dan mengurangi kerugian akibat human error, serta memangkas kerugian-kerugian tersebut di atas, cocok untuk menjadi investasi jangka panjang untuk masa depan riset yang lebih baik.